Чалавек можа падняцца на самыя высокія вяршыні, але доўга знаходзіцца там ён не можа. (Джордж Бернард Шоу)
Кавалёў Сяргей Міхайлавіч
Кавалёў Валерый Міхайлавіч
(Часопіс "Кансультант дырэктара", № 10, Май, 2004 г.)
Частка 1.
"Падыходы да апісання бізнес-працэсаў"
Гарызантальнае і вертыкальнае апісанне бізнес-працэсаў
У артыкуле "Тэхналогія структурызацыі і апісанне арганізацыі - крок за крокам" (Кансультант дырэктара №8 (212), Красавіка, 2004). былі разгледжаны чатыры кроку апісання арганізацыі "як ёсць". Давайце вернемся да найбольш складанага другога кроку на якім апісваюцца бізнес-працэсы. Раней было згадана аб неабходнасці выдзялення складаных і простых інструментаў арганізацыйнага праектавання. Пры разглядзе другога кроку было разгледжана просты інструмент, які называюць вертыкальным апісаннем бізнес-працэсаў.
У дадзеным артыкуле будзе разгледжаны другі больш складаны інструмент, які ўжываецца пры апісанні бізнес-працэсаў які называецца гарызантальным апісаннем. Яго даводзіцца выкарыстоўваць, у выпадку калі слаба апісання недастаткова.
Што гэта за інструмент? - У першым выпадку пры апісанні бізнес-працэсаў паказваліся толькі працы, з якіх працэс складаецца, а таксама іх іерархія. Часта гэтай інфармацыі бывае недастаткова для таго, каб правесці якасны аналіз і аптымізацыю дзейнасці кампаніі. У гэтым выпадку трэба выкарыстоўваць гарызантальнае апісанне бізнес-працэсаў.
Пры вертыкальным апісанні паказваюць толькі працы і іх іерархічны парадак у дрэве бізнес-працэсу. У гэтым выпадку маюцца толькі вертыкальныя сувязі паміж бацькоўскімі і даччынымі працамі.
Пры гарызантальным апісанні бізнес-працэсу таксама паказваюцца, як гэтыя работы паміж сабой ўзаемазвязаныя, у якой паслядоўнасці яны выконваюцца, якія інфармацыйныя і матэрыяльныя патокі паміж імі рухаюцца. У гэтым выпадку ў мадэлі бізнес-працэсу з'яўляюцца гарызантальныя сувязі паміж рознымі работамі, якія працэс складаюць (мал. 1).
Мал. 1. Гарызантальнае і вертыкальнае апісанне бізнес-працэсаў
Спецыялісты па арганізацыйнаму праектаванню выкарыстоўваюць розную тэрміналёгію пры апісанні бізнес-працэсаў. Напрыклад, вертыкальнае апісанне бізнес-працэсаў некаторыя называюць функцыянальным апісаннем дзейнасці, а гарызантальнае апісанне - працэсныя апісаннем ці проста апісаннем бізнес-працэсаў.
Спосабы апісання бізнес-працэсаў
Давайце разгледзім асноўныя падыходы да гарызантальнага апісанню бізнес-працэсаў. У цяперашні час існуюць тры асноўных спосабу апісання (мал. 2).
Першы спосаб - ёсць не што іншае як тэкставае паслядоўнае апісанне бізнес-працэсу. Прыкладам тэкставага апісання фрагмента бізнес-працэсу з'яўляецца наступны тэкст: "Аддзел продажаў складае дагавор куплі-продажу і ўзгадняе яго з Юрыдычным аддзелам ".
Многія расійскія кампаніі распрацавалі і выкарыстоўваюць у сваёй дзейнасці рэгламентуюць дакументы, частка з якіх з'яўляецца працэсныя рэгламентамі і ўяўляе не што іншае як тэкставае апісанне бізнес-працэсаў.
Для мэтаў аналізу і аптымізацыі дзейнасці кампаніі дадзены не падыходзiць. Справа ў тым, што апісанне бізнес-працэсу ў тэкставым выглядзе сістэмна разгледзець і прааналізаваць немагчыма. Тэкставая інфармацыя ўспрымаецца чалавечым мозгам паслядоўна. Напрыклад, калі чалавек чытае рэгламент, і даходзіць да яго канца, практычна заўсёды ён забывае пра тое, што было ў пачатку дакумента. Другі недахоп тэкставага прадстаўлення бізнес-працэсу звязаны з тым, што чалавечае свядомасць уладкована так, што яно эфектыўна можа працаваць толькі з вобразамі. Пры ўспрыманні і аналізе тэкставай інфармацыі чалавечы мозг раскладвае яе на шэраг вобразаў, на што сыходзіць дадаткова чакаючы і разумовыя высілкі. Таму пры выкарыстанні тэкставага апісання бізнес-працэсаў прадукцыйнасць і якасць рашэнняў па аптымізацыі дзейнасці пакідаюць жадаць лепшага, што асабліва моцна выяўляецца, калі рашэнне прымаецца групай людзей.
У свой час спецыялісты па інфармацыйных тэхналогіях распрацавалі больш структураваны падыход да апісання бізнес-працэсаў. Імі было прапанавана разбіць бізнес-працэс па вочках структураванай табліцы, у якой кожны слупок і радок маюць пэўнае значэнне. Дадзеную табліцу чытаць больш проста, з яе лягчэй зразумець, хто за што адказвае, у якой паслядоўнасці ў бізнес-працэсе выконваюцца працы, і адпаведна бізнес-працэс прасцей прааналізаваць. Таблічная форма апісання бізнес-працэсаў больш эфектыўная ў параўнанні з тэкставай і ў цяперашні час актыўна прымяняецца спецыялістамі па інфармацыйных тэхналогіях для апісання бізнес-працэсаў у дадатку да задач аўтаматызацыі.
У апошні час інтэнсіўна сталі развівацца і прымяняцца пры апісанні бізнес-працэсаў графічныя падыходы. Прызнана, што графічныя метады валодаюць найбольшай эфектыўнасцю пры вырашэнні задач звязаных з апісаннем, аналізам і аптымізацыяй дзейнасці кампаніі.
Аказалася, што графіка добрая тым, што графічная інфармацыя, размешчаная ў поле зроку чалавека, успрымаецца яго мозгам адначасова. Другое перавага звязана з тым, што менеджэр, з'яўляецца чалавекам з правополушарным мысленнем і думае ў выглядзе вобразаў. Любую тэкставую інфармацыю ён раскладвае ў вобразы. У выпадку, калі яму ўяўляецца інфармацыя ў выглядзе графічных вобразаў, значна ўзрастаюць яго магчымасці па аналізе і прыняцця рашэнняў. У кнізе пераважна будуць разглядацца менавіта графічныя падыходы да апісання працэсаў, бо менавіта яны сябе добра зарэкамендавалі і іх можна эфектыўна выкарыстоўваць для аптымізацыі дзейнасці арганізацыі.
Мал. 2. Спосабы апісання бізнес-працэсаў
Частка 2.
"Апісанне акружэння бізнес-працэсу"
Апісанне акружэння бізнес-працэсу
Першым крокам апісання бізнес-працэсу з'яўляецца апісанне яго атачэння, якое ўяўляе сукупнасць уваходаў і выхадаў бізнес-працэс з указаннем пастаўшчыкоў і кліентаў. Пастаўшчыкі і кліенты працэсу могуць быць як ўнутранымі, так і знешнімі. Ўнутранымі пастаўшчыкамі і кліентам з'яўляюцца падраздзяленні і супрацоўнікі кампаніі, з якімі разгляданы бізнес-працэс ўзаемадзейнічае.
Давайце разгледзім наступны прыклад. У бізнэс-працэсе "Пошук, падбор і прыём супрацоўніка ў штат кампаніі" ў якасці ўваходу была паказаная заяўка на падбор супрацоўніка, які паступае з профільнага падраздзялення, якое ў дадзеным выпадку з'яўляецца унутраным пастаўшчыком працэсу. У якасці выхаду працэсу было разгледжана прыняты на працу супрацоўнік, які накіроўваецца ў дадзенае профільнае падраздзяленне і гэтым выпадку профільнае падраздзяленне адначасова з'яўляецца і ўнутраным кліентам бізнес-працэсу.
За кошт апісання уваходаў, выхадаў, пастаўшчыкоў і кліентаў гарызантальнае апісанне бізнес-працэсу дазваляе больш дакладна апісаць бізнес-працэс і яго мяжы. У гэтым і заключаецца адно з яго пераваг перад вертыкальным апісаннем.
Давайце разгледзім наступны прыклад. У адной кампаніі было ажыццёўлена вертыкальнае апісанне дзейнасці, у рамках якога быў сфармуляваны пералік працэсаў і работ, што рэалізуюцца ў кампаніі. Сярод дадзеных бізнес-працэсаў, быў працэс, які называўся "Комиссионирование". Новыя супрацоўнікі прыходзяць у кампанію доўга не маглі зразумець што гэта за бізнэс-працэс. Цікавым з'яўляецца факт, што і супрацоўнікі прапрацавалі некалькі гадоў у дадзенай арганізацыі блытана і па рознаму тлумачылі яго структуру.
Для вертыкальнага апісання дзейнасці гэта лічыцца цалкам натуральнай сітуацыяй, так як толькі адной назвай ня магчыма дакладна вызначыць бізнес-працэс. Калі дадзеная арганізацыя ўжыла гарызантальнае апісанне, у рамках якога было апісана асяроддзе гэтага працэсу, то аказалася наступнае. Уваходам бізнес-працэсу "Комиссионирование" была заяўка на набор замовы, якая паступала ад унутранага пастаўшчыка працэсу - аддзела збыту. Выхадам гэтага працэсу з'яўляецца сабраны заказ, унутраным кліентам якога быў аддзел дастаўка, які далей дастаўляў заказ вонкавым кліенту. Зараз можна здагадацца, што гэты бізнес-працэс "Комиссионирование" звязаны з наборам замовы для кліента, які адбываўся на складзе. Толькі апісанне уваходаў і выхадаў дазваляе сапраўды і канкрэтна апісаць мяжы бізнес-працэсу і часцяком без гарызантальнага апісання бізнес-працэсаў у складаных сітуацыях абыйсціся практычна немагчыма.
Пры апісанні акружэння бізнес-працэсу рэкамендуецца пабудаваць яго графічную схему, прыведзеную на мал. 3.
Мал. 3. Схема акружэння бізнес-працэсу
Класіфікацыя уваходаў і выхадаў бізнес - працэсу
Пры апісанні акружэння бізнес-працэсу даводзіцца яго ўваходы і выхады дзяліць на два тыпу: першасныя і другасныя. У выніку такога дзялення атрымліваюцца першасныя і другасныя ўваходы, а таксама першасныя і другасныя выхады.
Гэта робіцца для таго, што б не парушаць прынцып Парэта 20 на 80. Справа ў тым, што калі апісваецца асяроддзе бізнес-працэсу колькасць розных уваходаў і выхадаў аказваецца вельмі вялікім, у выніку чаго апісанае атачэнне атрымліваецца надзвычай большы і насычаным. На гэта сыходзіць шмат часу і сіл і пры гэтым малаістотныя для аналізу і прыняцця рашэння інфармацыя будзе моцна перашкаджаць, што ў далейшым можа прывесці да ня паспяховасці праекта па аптымізацыі дзейнасці кампаніі. Для таго, што аддзяліць істотнае ад неістотнага выкарыстоўваецца дзяленне уваходаў і выхадаў бізнес-працэсу на першасныя і другасныя. Для гэтага што б правесці такі падзел трэба скарыстацца наступнымі азначэннямі, прыведзенымі ў табліцы 1 і прыкладамі.
Табліца 1. Характарыстыкі першасных і другасных уваходаў і выхадаў бізнес-працэс.
элемент
Вызначэнне і характарыстыкі
першасны выхад
- Асноўны вынік, дзеля якога існуе бізнес - працэс.
- Вызначаецца мэтай, прызначэннем бізнес-працэсу.
другасны выхад
- Пабочны прадукт бізнес-працэсу, які можа быць запатрабаваны другаснымі кліентамі.
- Не з'яўляецца асноўнай мэтай бізнес-працэсу.
першасны ўваход
- Паток аб'ектаў, распачнуць "запуск" бізнес-працэсу - заказ кліента, план закупак і г.д.
другасны уваход
- Патокі аб'ектаў, якія забяспечваюць нармальнае праходжанне бізнес-працэсу - стандарты, правілы, механізмы выканання дзеянняў, абсталяванне і інш.
Першасны ўваход - гэта ўваход, які ініцыюе пачатак бізнес-працэсу. У прыкладзе з бізнес-працэсаў "Комиссионирование" заяўка на набор замовы з'яўляецца першасным уваходам. У дадзеным працэсе пры наборы замовы наборшчыца, якія набіраюць заказ выкарыстоўваюць тару, якая таксама з'яўляюцца уваходам, але гэта ўваход другасны, ён не ініцыюе бізнес-працэс.
Пры апісанні бізнес-працэсу трэба зрабіць акцэнт апісанне першасных уваходаў і паказаць іх. Пра другасныя ўваходы можна забыцца. Яны будуць аўтаматычныя апісаны пры далейшай дэталізацыі працэсу, так як на больш нізкім узроўні знойдуцца аперацыі, для якіх дадзеныя ўваходы з'яўляюцца першаснымі.
Тое ж самае ставіцца і да выйсцяў. Першасным выхадам называюць такое выйсце, дзеля якога працэс існуе. У прыкладзе з бізнес-працэсам "Комиссионирование" першасным выхадам з'яўляецца сабраны заказ. Пры выкананні дадзенага бізнес-працэсу меліся і іншыя выхады. Калі складская вочка, якая змяшчае пэўную таварную пазіцыю аказвалася пустая, то наборшчыца інфармавала пра гэта складскіх рабочых у чые абавязкі ўваходзіць бізнес-працэс "Падсілкоўванне вочак". Гэтая інфармацыя таксама з'яўляецца выхадам, але гэты выхад не з'яўляецца першасным для бізнес-працэсу "Комиссионирование", дзеля яго працэс не існуе. Такім чынам ён з'яўляецца другасным.
Дадзены інструментар першаснасці-другаснасці трэба выкарыстоўваць для таго, каб спрасціць, паскорыць і павысіць якасць работ па апісанні і аптымізацыі дзейнасці кампаніі. Правіла яго выкарыстання наступнае. Пры апісанні акружэння бізнес-працэсу трэба зрабіць акцэнт на апісанне яго першасных уваходаў і выхадаў. Другасныя ўваходы і выхады трэба апісваць на больш дэталёвым узроўні, калі знойдуцца подпроцессы, для якіх гэтыя ўваходы і выхады стануць першаснымі.
Частка 3.
"Апісанне бізнес-працэсаў верхняга ўзроўню"
Класічны падыход да апісання бізнес-працэсаў
Пасля апісання акружэння бізнес-працэсу надыходзіць чаргу апісання яго ўнутранай структуры. Пры вертыкальным апісанні былі паказаны работы, з якіх бізнес-працэс складаецца. На этапе гарызантальнага апісання апісваюцца ўзаемадзеяння паміж працамі, уключаючы матэрыяльныя і інфармацыйныя патокі.
У цяперашні час існуе некалькі дзясяткаў падыходаў або стандартаў апісання бізнес-працэсаў - ARIS, IDEF0 і інш. Пры гэтым у людзей жадаючых асвоіць навыкі апісання і аптымізацыі бізнес-працэсаў часта ўстае цяжкая задача разабрацца ва ўсім гэтым разнастайнасці і прыняць канчатковае рашэнне пра тое які стандарт у дадзенай сітуацыі выкарыстаць.
Уяўная на першы погляд складанасць апісання бізнес-працэсаў з'яўляецца раздзьмутай. Класічная тэхналогія апісання бізнес-працэсаў, якая была распрацавана на світанку нараджэння працэсныя тэхналогій кіравання, досыць простая і складаецца ўсяго толькі з двух стандартаў апісання бізнес-працэсаў - DFD і WFD. Большасць іншых сучасных стандартаў, не гледзячы на іншыя назвы ўяўляюць невялікія разнавіднасці і дапаўненні двух класічных падыходаў DFD і WFD.
Згодна з класічнаму падыходу стандарт DFD, які расшыфроўваецца як Data Flow Diagram ўяўляе з сябе дыяграму патокаў дадзеных, якая выкарыстоўваецца для апісання бізнес-працэсаў верхняга ўзроўню. У сваю чаргу стандарт WFD расшыфроўваецца як Work Flow Diagram і ўяўляе сабой дыяграму патокаў работ, якая выкарыстоўваецца для апісання бізнес-працэсаў ніжняга ўзроўню. У дыяграмы патокаў работ маюцца і іншая назва - дыяграмы алгарытмаў. Давайце разгледзім два гэтых стандарту, складнікаў класічную метадалогію апісання бізнес-працэсаў.
Пабудова дыяграм патокаў дадзеных - DFD
Стандарт апісання бізнес-працэсаў DFD - Data Flow Diagram перакладаецца як Дыяграма патокаў дадзеных і выкарыстоўваецца для апісання працэсаў верхняга ўзроўню.
На дыяграме патокаў дадзеных паказваюцца працы, якія ўваходзяць у склад апісванага бізнес-працэсу, а таксама паказваюцца ўваходы і выхады кожнай з работ. Дадзеныя ўваходы і выхады ўяўляюць з сябе інфармацыйныя, альбо матэрыяльныя патокі. Пры гэтым выхады адной працы могуць з'яўляцца ўваходамі для іншых.
Ўваходы і выхады, якія былі паказаны пры апісанні акружэння бізнес-працэсу з'яўляюцца знешнімі. Знешнія ўваходы на DFD-схеме паступаюць з-за ад пастаўшчыка працэсу, а знешнія выхады сыходзяць вонкі да кліента працэсу. Пры пабудове DFD-схемы бізнес-працэсу іх трэба перанесці са схемы акружэння працэсу DFD-дыяграму. Для канчатковага апісання бізнес-працэсу застаецца апісаць толькі ўнутраныя інфармацыйныя і матэрыяльныя патокі. Кожны з іх з'яўляецца выхадам адной з прац і ў той жа з'яўляецца уваходам для іншай (мал. 4).
Мал. 4. Дыяграма патокаў дадзеных - DFD
Пры пабудове DFD-схемы бізнес-працэсу трэба памятаць, што дадзеная схема паказвае патокі матэрыяльных і інфармацыйных патокаў і ні ў якім разе не гаворыць аб часовай паслядоўнасці работ. У большасці выпадкаў часовая паслядоўнасць работ супадае з кірункам руху патокаў у бізнес-працэсе. У агульным выпадку гэта не дакладна, бо могуць быць выпадкі падобныя прыкладу, прыведзеным на мал. 5.
Мал. 5. Прыклад несупадзення часовай паслядоўнасці
работ і напрамку руху дакумента
У дадзеным прыкладзе другая работа па часу пачатку выконвацца раней першай працы, але дакумент рухаецца ад першай працы да другой. Менавіта таму стандарт DFD зручны для апісання бізнес-працэсаў верхняга ўзроўню або макропроцессов, пры апісанні якіх у агульным выпадку немагчыма пазначыць часовую паслядоўнасць работ, так як усе працы выконваюцца адначасовае або існуе некалькі варыянтаў розных паслядоўнасцяў, якія да таго ж могуць залежаць і ад розных пунктаў гледжання. Давайце разгледзім прыклад бізнес-працэсу, прыведзенага на мал. 6.
Мал. 6. Прыклад бізнес-працэс верхняга ўзроўню
Калі кампанія выкарыстоўвае схему працы, то на пытанне што адбываецца раней закупка прадукцыі або яе продаж могуць быць дадзеныя два розных адказу ў залежнасці ад двух розных сітуацый. Калі канкрэтны прадукт маецца на складзе, то яго закупка па часе першасным, чым продаж. Калі, пры звароце кліента прадукцыі на складзе няма і кліент гатовы пачакаць пакуль будзе праведзена закупка, то працэс продажу пачынаецца па часе раней, чым закупка, а сканчаецца пазней. Таму пры апісанні дадзенага бізнес-працэсу і падобных яму працэсаў мэтазгодна выкарыстоўваць DFD стандарт, які не робіць акцэнт на часовую паслядоўнасць работ.
Пры пабудове DFD-схемы бізнес-працэсу таксама Трэба паказаць падраздзялення І Пасадэна ўдзельнічаюць І адказныя за выкананне работ, Якія ўваходзяць у склад працэсу. Рэкамендуецца кожнай працы прысвоіць нумар ці ідэнтыфікатар, а таксама выкарыстоўваць два правілы пры фармулёўцы назвы работ.
Правіла 1. Назвы працы трэба фармуляваць згодна наступнае формуле.
Назва работы = Дзеянне + Аб'ект
на якім дзеянне ажыццяўляецца
Напрыклад, калі гэтая праца звязана з дзеяннем па продажы прадукцыі, то яе трэба назваць, а яшчэ лепш канкрэтызаваць што гэта за прадукцыя. У дадзеным выпадку гэта дзеянне, а - аб'ект над якім дзеянне па продажы вырабляецца.
Правіла 2. Пры фармуляванні назвы працы трэба старацца выкарыстоўваць кароткую і лаканічную фармулёўку, што павысіць эфектыўнасць далейшай працы па аптымізацыі бізнес-працэсу. Ідэальным варыянтам з'яўляецца выпадак калі назва работы фармулюецца пры дапамозе 2-3 слоў. У крайнім выпадку трэба імкнецца выкарыстоўваць у назве не больш за 50 знакаў. У складаных выпадках таксама рэкамендуецца для кожнага кароткага назвы працы зрабіць яе падрабязнае апісанне, якое змясціць у гласарый.
Пры фармуляванні назваў матэрыяльных і інфармацыйных патокаў таксама трэба выкарыстоўваць падобныя правілы. У дадзеным выпадку другое правіла выкарыстоўваецца без зменаў, а першае правілаў фармулюецца наступнай формулай:
Назва патоку =
Аб'ект, які ўяўляе паток + Статус аб'екта
Напрыклад, калі гаворка ідзе аб прадукцыі, якую адгрузілі кліенту, то дадзены паток трэба сфармуляваць наступным чынам - ці. У дадзеным выпадку гэта аб'ект, які ўяўляе паток, а - статус аб'екта.
Пабудова сеткі бізнес-працэсаў
У праекце па апісанні і аптымізацыі дзейнасці арганізацыі мэтазгодна распрацаваць DFD-схему на самым верхнім узроўні - узроўні кампаніі ў цэлым. У артыкуле (Кансультант дырэктара №8 (212), Красавіка, 2004). было разгледжана, што пры выдзяленні бізнес-працэсаў распрацоўваецца дрэва бізнес-працэсаў, у якім працэсы класіфікуюцца на асноўныя, якія забяспечваюць і кіраўніцкія. Асноўнай задачай дадзенай класіфікацыі з'яўляецца палягчэнне працы па вылучэнню працэсаў, зніжэнне верагоднасці пропуску важных працэсаў, а таксама нагляднае ўяўленне выдзеленых бізнес-працэсаў, разбітых на невялікія групы.
Іншым наглядным прадстаўленнем бізнес-працэсаў кампаніі з'яўляецца сетка працэсаў, якая ўяўляе DFD-схему, пабудаваную на аснове бізнес-працэсаў, якія складаюць дрэва.
Пры пабудове акружэння бізнес-працэсу былі апісаны ўваходы і выхады. Уваход і выхад кожнага бізнес-працэсу адпаведна з'яўляецца выхадам і уваходам для іншага бізнес-працэсу ці вонкавага суб'екта, з якімі ўзаемадзейнічае арганізацыя. Ўзаемадзеяння паміж бізнес-працэсамі, складнікамі дрэва паказваюцца з дапамогай сеткі працэсаў (мал. 7).
Малы. 7. Распрацоўка сеткі бізнес-працэсаў
Іерархічныя сувязі і класіфікацыя бізнес-працэсаў на сеткі працэсаў не паказваецца для таго, што б не загрувашчваць мадэль. У адрозненне ад дрэва бізнес-працэсаў сетку працэсу дае больш поўнае сістэмнае ўяўленне аб дзейнасці арганізацыі, так як дазваляе паказаць не толькі асобныя арганізацыйныя але і ўзаемадзеяння паміж імі. Акрамя гэтага сетку працэсаў забяспечвае праверку распрацаванай мадэлі дзейнасці арганізацыі на цэласнасць, правільнасць выдзялення бізнес-працэсаў і апісання іх асяроддзя. Калі выхад аднаго з бізнес-працэсаў, напрыклад дакумент, нідзе далей не выкарыстоўваецца, гэта значыць не з'яўляецца уваходам для іншага бізнес-працэсу ці вонкавага суб'екта, то гэта азначае наступнае. Першае - апісаны выхад бізнес-працэсу з'яўляецца альбо памылковым, альбо лішнім. У адваротным выпадку трэба знайсці бізнес-працэс для якога дадзены выхад з'яўляецца уваходам і дапрацаваць схему акружэння гэтага бізнес-працэсу.
На практыцы сетку працэсаў часта называюць сеткай або схемай ўзаемадзеяння бізнес-працэсаў. Адрозненне сеткі працэсаў ад класічнай схемы DFD складаецца ў тым, што на сеткі трэба паказаць знешнія суб'екты, з якім ўзаемадзейнічаюць бізнес-працэсы кампаніі - кліенты, пастаўшчыкі, банкі і інш. На мал. 8 прыведзена прыклад сеткі бізнес-працэсаў для вытворчай кампаніі.
Малы. 8. Прыклад сеткі бізнес-працэсаў
Частка 4.
"Апісанне бізнес-працэсаў ніжняга ўзроўню"
Декомпозиция бізнес-працэсу
Пры пабудове DFD-схемы бізнес-працэсу неабходна выкарыстоўваць правіла "7", згодна з якім трэба выбраць такі ўзровень абстрагавання і дэталізацыі, пры якім схема бізнес-працэсу будзе складацца ў сярэднім з сямі работ. Выкарыстанне большай дэталізацыі і адпаведна колькасці прац прывядзе да моцнага ўскладнення схемы і зніжэння магчымасці правядзення якаснага аналізу бізнес-працэсу. Гэта ў сваю чаргу звязана з тым, што чалавек можа эфектыўна апераваць не больш чым сям'ю рознымі аб'ектамі. Выкарыстанне невялікі дэталізацыі і меншага колькасці работ на схеме бізнес-працэсу прывядзе да таго, што працы будуць дастаткова узбуйненымі для таго і гэта таксама паменшыць магчымасць правядзення іх якаснага аналізу і аптымізацыі.
У выпадку, калі для дасягнення мэт аптымізацыі бізнес-працэсу патрабуецца вялікая яго дэталізацыя, то яе трэба зрабіць з дапамогай правядзення декомпозиции работ складнікаў працэс. Для гэтага кожную ці некаторыя працы працэсу разглядаюць як подпроцесс і апісваю ў выглядзе асобнай схемы бізнес-працэсу другога ўзроўню (мал. 9).
Пры класічным падыходзе апісання бізнес-працэсаў для распрацаванай схемы другога ўзроўня можа выкарыстоўвацца як DFD, так і WFD фармат апісання ў залежнасці ад узроўню і глабальнасці працы. Калі праца глабальная і яе немагчыма ўявіць у выглядзе часовай паслядоўнасці больш дробных работ, то выкарыстоўваюць DFD-стандарт яе апісання. У адваротным выпадку працу мэтазгодна апісаць з дапамогай WFD - мадэлі.
У выпадку неабходнасці працы на схеме працэсу другога ўзроўню могуць быць декомпозированы на схемы бізнес-працэсаў трэцяга ўзроўня і г.д. Декомпозиция бізнес-працэсу павінна працягвацца да таго часу, пакуль не будуць дасягнуты мэты яго апісання. У дадзеным выпадку зручна выкарыстоўваць паняцці укладзены працэс або подпроцесс. На малы. 9 працэсныя схема работы 3 з'яўляецца укладзеным працэсам або подпроцессом працэсу верхняга ўзроўню. Аналагічным чынам працэсныя схемы работ 3.1 і 3.4 з'яўляюцца укладзенымі працэсамі або подпроцессами працэсу другога ўзроўню.
У выніку апісанне бізнес-працэсу ўяўляе сабой іерархічна спарадкаваны набор DFD і WFD схем, у якім схемы верхняга ўзроўню спасылаюцца на схемы ніжняга ўзроўню. Пры гэтым схемы DFD, якія выкарыстоўваюцца на больш высокіх узроўнях декомпозируются або спасылаюцца на схемы DFD і WFD. Cхема WFD, якія выкарыстоўваюцца на ніжэйшых узроўнях декомпозируются або спасылаюцца толькі на схемы WFD
Малы. 9. Декомпозиция бізнес-працэсу
Пабудова дыяграмы патокаў работ - WFD
Пры апісанні бізнес-працэсаў ніжняга ўзроўню выкарыстоўваюцца трохі іншыя працэсныя схемы, пад назвай WFD - Work Flow Diagram, што перакладаецца як Дыяграма патокаў работ. На гэтай схеме з'яўляюцца дадатковыя аб'екты, з дапамогай якіх апісваецца працэс: лагічныя аператары, падзеі пачатку і заканчэння працэсу, а таксама элементы, якія паказваюць часовыя затрымкі (мал. 10).
З дапамогай лагічных аператараў, якія яшчэ называюць блокамі прыняцця рашэнняў, паказваюць альтэрнатывы, якія адбываюцца ў працэсе, паказваецца ў якіх выпадках працэс працякае па адной тэхналогіі, а ў якіх выпадках па іншай. Напрыклад, з дапамогай дадзеных элементаў можна апісаць сітуацыю, калі дагавор кошт якога менш вызначанай сумы ўзгадняецца адной групай супрацоўнікаў, а дамова з большай коштам ўзгадняецца па больш складанай тэхналогіі, у ланцужкі якой удзельнічаюць большая колькасць супрацоўнікаў.
З дапамогай падзей пачатку і заканчэння працэсу паказваецца, калі працэсу пачынаецца і калі заканчваецца. Для жорстка фармалізаваных бізнес-працэсаў, напрыклад, такіх, як бюджэтаваньне, у якасці падзей можа выступаць час.
У выпадках, калі апісанне бізнес-працэсу праводзіцца з мэтай яго далейшай часовай аптымізацыі, выкарыстоўваюць элементы затрымкі часу, якія паказваюць месцы, у якіх паміж паслядоўна выкананымі працамі маецца часовай разрыў. У дадзеным выпадку наступная праца пачынаецца толькі праз некаторы час пасля завяршэння папярэдняй.
У класічным падыходзе WFD на дадзенай схеме не паказваюць дакументы, так гэтыя схемы выкарыстоўваюцца для апісання працэсаў ніжняга ўзроўню, якія ўтрымліваюць дэталёвыя працы, і па назве якіх зразумела, што з'яўляецца уваходам і што з'яўляецца выхадам.
Адметнай асаблівасцю WFD - дыяграмы з'яўляецца тое, што стрэлкі паміж аперацыямі бізнес-працэсу абазначаюць не патокі аб'ектаў (інфармацыйныя і матэрыяльныя), а патокі або часовую паслядоўнасць выканання прац.
Такім чынам з дапамогай двух класічных схем DFD і WFD можна апісаць падрабязна ўсё бізнэс-працэсы кампаніі.
Малы. 10. Дыяграма патокаў работ - WFD
Найважнейшы пытанне пры апісанні бізнес-працэсаў - выбар спосабу і інструмента апісання. Вырашэння гэтага пытання прысвечаны артыкул "Сучасныя метадалогіі апісання бізнес- працэсаў - проста аб складаным".
Таксама на сайце:
Агульнае дрэва працэсаў прадпрыемствы
Спіс літаратуры
