- Як можна ефективно оптимізувати, а після і контролювати витрати на ІТ
- Оптимізація інфраструктурних і технологічних витрат
- Оптимізація операційних і сервісних витрат
При формуванні ІТ бюджету більшість підприємств намагаються проаналізувати види, джерела та компоненти своїх витрат, а також розмір витрачених за певний час грошових коштів, адже види і джерела таких витрат повинні бути зафіксовані в корпоративній фінансовій системі. У бухгалтерських рахунках містяться різні типи номенклатур, однак, якщо скомбінувати різноманітні дані по конкретним категоріям, стане можливим виділення основних залишають ІТ бюджету. Це, в першу чергу, звичайно, використовується програмне забезпечення, встановлене обладнання, витрати на зв'язок і оплату праці власних співробітників і зовнішніх сервісів плюс інші супутні витрати.
В результаті проведеного аналізу топ-менеджери компаній іноді задають собі питання на тему того, чи не забагато коштів витрачається на ІТ та виправдані ці вкладення. В якості зручного інструменту оцінки витрат зазвичай задіюють метрику співвідношення річного прибутку та інвестицій в ІТ. Утворені цифри надають вкрай корисну інформацію, яка допомагає складати прогнози і яка відображає кількість витрачених грошей і отриманий підприємством рівень якості послуг.
Приємний для клієнтів парадокс ІТ аутсорсингу полягає в тому , Що він дозволяє значно знизити витрати при одночасному підвищенні якості обслуговування. Дуже багато зарубіжних і вітчизняних організації вже встигли переконатися в цьому на власному досвіді. Компанія ALP Group надає ІТ послуги відмінної якості відповідно до міжнародних норм, у чому встигли переконатися багато наших постійних замовників.
Як можна ефективно оптимізувати, а після і контролювати витрати на ІТ
Як показує практика, спочатку правильне розуміння призначення витрат на підтримку працездатності інформаційної системи компанії не має на увазі і спочатку правильного управління цими витратами. Після проведення аналізу всіх актуальних в даний час джерел витрат керівництво зазвичай замислюється про те, як можна було б оптимізувати і контролювати ІТ бюджет. Особливо важливо це в непрості економічні періоди, коли кожен рубль повинен бути, як то кажуть, на рахунку.
Для вирішення цієї проблеми можна скористатися спеціальними рекомендаціями і методиками, що допомагають правильно аналізувати розподіл грошових ресурсів для зниження витрат на ІТ.
В першу чергу, це, звичайно, закупівлі і зовнішній сервіс. Хмарні обчислення (Cloud Computing) дають можливість зменшити витрати шляхом використання не потребують оплати ресурсів. Також можна передати на ІТ аутсорсинг сервіси, некритичні для бізнес-діяльності компанії (сюди входять обслуговування робочих станцій, серверів і локальної мережі, технічна підтримка співробітників підприємства і відновлення системи після збоїв). Такий крок дозволить вигідно знизити витрати на ІТ обслуговування, а це надасть можливість більш оптимальним чином перерозподіляти виділений на ІТ інфраструктуру бюджет і зосередити зусилля внутрішнього ІТ підрозділу (якщо воно є) на обслуговування ключових сервісів.
Не менш важливим способом оптимізації витрат в даній сфері є також консолідація ІТ контрактів. Йдеться про переведення всіх витрат на зв'язок, в тому числі і на ip-телефонію, корпоративні мобільні телефони, трафік і відеоконференції в загальний договір. Такий підхід дозволяє отримати від провайдера непогану знижку. Досвід застосували такий спосіб оптимізації ІТ витрат компаній показує, що це більш вигідно, ніж висновок великої кількості окремих договорів.
Ще одним ефективним методом зниження витрат стане процедура перегляду ліцензування. І в цьому теж може допомогти ІТ аутсорсинг: багато спеціалізовані організації пропонують найбільш підходящі для замовників схеми ліцензування програм і апаратного забезпечення. Але ж і підтримку від аутсорсера також можна отримати зі знижкою, іноді до 10-20%. Якщо в компанії багато автоматизованих робочих місць, їй це буде дуже вигідно. Також варто взяти до відома, що часом простоює без діла обладнання можна віддавати в оренду, тим самим окупаючи свої витрати, причому в досить короткий термін. Це називається реалізацією технологічних місць і являє собою ще один вигідний спосіб оптимізації витрат.
Також керівництву, на чиєму підприємстві інвестиції на ІТ виявляються занадто великими, варто провести аналіз всіх своїх сервісних договорів: часто укладається договір на підтримку в режимі 24х7 всієї ІТ структури, без виділення найкритичніших для безперервності бізнес-діяльності інформаційних сервісів. Іноді така передбачливість виявляється зайвою: цілком достатньо і підтримки в режимі 8 × 5, завдяки чому вдається значно зменшити витрати.
Оптимізація інфраструктурних і технологічних витрат
У цій сфері можна задуматися про економію дискового простору, адже при експлуатації дискових масивів витрати на придбання та обслуговування ресурсів можна при бажанні знизити на цілих 20%.
Також варто зайнятися і утилізацією мережевих і апаратних ресурсів: кілька потужних серверів виявляться набагато економічніше, ніж можна було б припустити, тому що в майбутньому їм буде потрібно набагато менше операційних витрат під час обслуговування. Варто задуматися і про віртуальному сервері, що дозволяє відмовитися від покупки і надалі обслуговування складної і дорогої апаратури. У ряді випадків за допомогою такого способу оптимізації витрати вдається скоротити на 30%.
Варто провести і аудит використання програмного забезпечення, встановленого на підприємстві. Часто виявляється, що одночасно працює з ПЗ не більше 50% користувачів, зате ліцензії купуються відразу для всіх. Що можна зробити в цьому випадку: скористатися т.зв. «Плаваючими» ліцензіями.
Оптимізація операційних і сервісних витрат
Якщо витрати на ІТ надто великі, слід подбати про проведення автоматизації ІТ обслуговування - техпідтримка комп'ютерів, локально-обчислювальної мережі і серверів, а також моніторинг подій і надання допомоги користувачам повинні стати основою автоматизації, що сприяє зменшенню операційних витрат. Відомі випадки, коли один фахівець міг справлятися з тисячами робочих станцій завдяки високому рівню автоматизації обслуговування. Ефективно зменшує витрати ІТ аутсорсинг. Тут головне, не помилитися з вибором постачальника послуг. Потенційному клієнту на замітку: звернення в ALP Group - безпрограшний варіант.
Проведення комплексного аналізу рівня ІТ сервісів є також обов'язковим, якщо ви маєте намір скоротити витрати на ІТ. Такий аналіз допоможе визначити, чи не є завищеними рівень сервісів і вартість обслуговування, а для цього потрібно провести тестування якість. Після виконання аналізу часто виявляється, що передача непрофільних функцій аутсорсеру обійдеться дешевше, ніж техпідтримка силами внутрішньої служби.
Поступове продумане впровадження сервісних моделей управління надає можливість значно зменшити витрати за допомогою надання керівництву прав перерозподіляти потрібні для обслуговування ІТ процесів ресурси. Такий підхід допомагає як прискорити діагностику з'являються проблем і їх ліквідацію, так і скоротити періоди простою апаратури з одночасним підвищенням продуктивності праці. До того ж результативне управління ІТ процесами сприяє підвищенню рівня планування витрат при використанні техніки.
Якісні зміни в стратегічному управлінні та контролі можуть привести до зміни числа завдань, що виконуються фахівцями внутрішньої ІТ служби компанії. Багато аутсорсингові організації готові надати майбутнім клієнтам каталог своїх продуктів з докладним описом виконуваних функцій, цін і рівня обслуговування. Це, поряд з рахунками за основні активи, програмне забезпечення та планування ІТ бюджету, є ефективним способом досягнення прозорості витрат на ІТ і суворого контролю над ними.
